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Umstellung im Zahlungsverkehr – Die QR-Rechnung kommt Mitte Jahr

Die Grundlagen für die Vereinheitlichung der digitalen Abläufe im Zahlungsverkehr sind geschaffen. Ab dem 30. Juni 2020 wird laufend auf die QR-Rechnung umgestellt, welche langsam den bisherigen Einzahlungsschein ablöst. Betroffen davon sind die Rechnungssteller sowie auch die Rechnungsempfänger. Es werden dabei die verschiedenen Zahlungssysteme der Finanzinstitute (Banken, Post) zusammengeführt und die bestehenden Formate sowie Verfahren abgelöst.

Wieso die Umstellung?

Wenn man nicht die gleiche Sprache spricht, erschwert sich die Kommunikation. Bisher existieren in der Schweiz zwei Zahlungssysteme: Das der PostFinance und das der Banken. Durch die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs werden die Systeme zusammengeführt, was zu geringeren Kosten und zu einer höheren Effizienz führt. Alle gängigen Einzahlungsscheine werden von einer digital lesbaren QR-Rechnung, die alle Daten für die Zahlung beinhaltet, abgelöst. Der komplette Zahlungsprozess vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger wird von A bis Z mit einem Standard vereinheitlicht.

Auswirkungen auf die Fitnessbranche

Die Fitnessbranche eignet sich hervorragend, um die Unterschiede der Zahlungsverfahren im In- und Ausland aufzuzeigen. Während unsere Nachbarländer die Mitgliedbeiträge meist monatlich oder sogar wöchentlich mit Lastschrift (SEPA) einziehen, zahlen die Schweizer Fitnessclub-Mitglieder Ihre Erstmitgliedschaft meist bar oder mittels EC-/Kreditkarte am Point-of- Sales in Form einer Jahresgebühr. Vor Ablauf des Vertrages wird der Kunde erinnert, die Mitgliedschaft mittels Einzahlungsscheines zu erneuern. Dank der Einführung von ISO 20022 bekommt die Fitnessbranche neue, einfachere Möglichkeiten, um Ratenzahlen anzubieten und abzuwickeln sowie den administrativen Aufwand möglichst klein zu halten.

Der Zeitplan zur Umstellung – Roadmap ISO 20022

Wie ein Blick auf die Roadmap zeigt, ist die Umstellung auf ISO 20022 bereits im vollen Gange. Ab Mitte 2020 nun auch auf neue die QR-Rechnung umgestellt.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass die alten Einzahlungsscheine bereits dann ausgedient haben. Während einer Überganszeit können die alten und die neuen Einzahlungsscheine verwendet und verarbeitet werden. Allerdings werden die Zahlungsprovider darauf drängen, möglichst schnell umzustellen.

Die QR-Rechnung im Detail

Die QR-Rechnung, die ab 30. Juni 2020 alle heutigen Schweizer Einzahlungsscheine sukzessive ersetzt, weist den QR-Code mit einem Schweizer Kreuz als Erkennungsmerkmal auf. Der Swiss QR Code enthält alle für die Zahlung notwendigen Informationen. Sämtliche zahlungsrelevante Informationen sind in beiden Teilen enthalten. Sie können die Rechnung so auf handelsübliches Papier drucken und durch das Einscannen des QR-Codes müssen Sie die Referenznummer nicht mehr mühsam abtippen. Als Rechnungsempfänger müssen Sie sicherstellen, dass Ihr heutiges Softwaresystem ISO 20022-fähig ist, welches den Anforderungen der Verarbeitung von QR-Rechnungen gerecht wird. Sie erfassen den QR-Code mit einem Leser bzw. Scanner und übermitteln den Zahlungsauftrag elektronisch. Bis voraussichtlich Ende 2021 werden die bisherigen Einzahlungsscheine komplett abgelöst sein. Damit haben Rechnungssteller die Möglichkeit, die Umstellung zu einem für sie passenden Zeitpunkt vorzunehmen. Der Rechnungsempfänger kann mit nur einem Klick sämtliche Zahlungsinformationen im Mobile Banking, beispielsweise per Smartphone, erfassen und an die Bank übermitteln.

Als Rechnungssteller können Sie ab Mitte 2020 sämtliche Forderungen über die neue QR-Rechnung fakturieren. Dazu müssen Sie Ihre aktuelle Fakturierungssoftware entsprechend umrüsten, sodass der QR-Code gedruckt und der Abgleich der Zahlungseingänge im neuen «camt.054- QR-Format» erfolgen kann. Es eignet sich für die Rechnungsstellung in Schweizer Franken und in Euro. Die QR-Rechnung kann zusätzliche Informationen wie beispielsweise Ihre Unternehmens-Identifikation oder eine Rechnungsnummer an den Rechnungsempfänger enthalten, die eine automatische Abstimmung mit der Buchhaltung ermöglichen.

Alle Marktteilnehmer müssen zum Zeitpunkt, wenn Rechnungssteller erste QR-Rechnungen verschicken können – d. h. ab 30. Juni 2020 –, technisch in der Lage sein, QR-Rechnungen zur Zahlung und Verarbeitung zu nutzen.

Die wichtigsten Schritte

Fitnessanlagen sind Betriebe mit einer hohen Softwareintegration. Die ISO-Umstellung und die neuen QR-Rechnungen betreffen daher alle Anlagen. Sie sollten folgende wichtige Schritte vornehmen:

  1. Nehmen Sie die aktuellen Zahlungsprozesse (Debitoren/Kreditoren) auf.
  2. Kontaktieren Sie Ihren Softwarepartner und verlangen Sie einen Zeitplan für die Umstellung.
  3. Besprechen Sie die Abläufe mit Ihrer Hausbank resp. Post.
  4. Erstellen Sie Ihren eigenen Zeitplan für die Umstellung.

Weiterführende Informationen erhalten Sie auf der Seite von paymentstandards.ch, dem offiziellen Kommunikationsorgan des Schweizer Finanzplatzes zur Standardisierung und Harmonisierung des Zahlungsverkehrs.

Robert Looser

Jahrgang 1970, Betriebsökonom Dipl. Oek., ist Inhaber und Geschäftsführer des IT-Systemintegrators Neogate, welcher auf die die Einführung von Zutrittskontroll- und Abrechnungssystemen in Fitness- und Freizeitanlagen spezialisiert ist.